Ulgi dla kierowców międzynarodowych – odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania

Zgodnie z ważnymi zmianami Ustawy o czasie pracy kierowców od lutego 2022 dla kierowców międzynarodowych nie wypłaca się delegacji międzynarodowych, zamiast tego stosuje się tzw. ulgi, które pomniejszają podstawę opodatkowania oraz oskładkowania wynagrodzenia.

Od czasu zmiany powstało wiele pytań oraz wątpliwości, które postaramy się rozwiać w przygotowanych przez nas odpowiedziach. Jeżeli mają Państwo dodatkowe pytania prosimy o wysyłanie ich na adres kontakt@brk.pl, pomoże to rozbudować tą publikację.

• Skąd wynikają ulgi dla kierowców? Jaka jest podstawa prawna?

Ulgi wynikają z art. 21b Ustawy o czasie pracy kierowców, który obowiązuje od 02.02.2022:

• Czy muszę stosować ulgi? Czy mogę nie stosować ulg w jakichś przypadkach, np. jeśli pracownik zarabia poniżej 5922 zł?

Ulgi dla kierowcy międzynarodowego należy naliczać i stosować w każdym miesiącu, w którym kierowca przebywał za granicą w ramach swoich obowiązków służbowych. Przepisy nie wprowadziły dowolności stosowania ulg, ani też możliwości zrzeknięcia się ich. Nie ma także znaczenia wysokość wynagrodzenia, gdyż nawet przy wynagrodzeniu niższym niż 5922 zł może zostać pomniejszona podstawa opodatkowana, a tym samym zmniejszona zaliczka na podatek.
Niestosowanie ulgi skutkuje nieprawidłowym naliczeniem wynagrodzenia kierowcy, zawyżeniem składek oraz zaliczki na podatek. Ostatecznie powoduje to zaniżenie wynagrodzenia netto kierowcy.

• Czy kierowca musi zarabiać przynajmniej 5922 zł (6 tysięcy)?

Nie, 5922 zł to kwota przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia w 2022 roku. Ma ona być brana w odpowiedni sposób pod uwagę przy obliczeniu składek oraz podatku od wynagrodzenia. Nie jest to jednak określenie ile kierowca ma zarobić. Kierowca może zarabiać mniej lub więcej, ważne,  żeby odbywało się to zgodnie zgodnie z zawartą umową oraz obowiązującymi przepisami.

• Czy po zmianie kwoty 5922 zł na 6935 zł kierowcy będą zarabiać więcej?

Nie, zmiana kwoty przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia w 2023 roku, która obecnie wynosi 6935 zł spowoduje zazwyczaj odprowadzenie ZUS od większej kwoty, więc oznacza zmniejszenie wynagrodzenia netto kierowcy lub podniesienie kosztów wynagrodzenia dla pracodawcy.

• Jaką kwotę przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia zastosować do obliczeń wynagrodzenia za grudzień wypłaconego w styczniu?

Powinniśmy stosować kwotę dla miesiąca, w którym pracownik osiągnął przychów (pieniądze zostały przelane na konto/wypłacone, nie ma znaczenia miesiąc za jaki wynagrodzenie jest wypłacane. W przypadku, gdy w styczniu 2023 zostało wypłacone wynagrodzenie za grudzień 2022 powinno do obliczeń stosować się kwotę 6935 zł, czyli kwotę przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia z roku 2023.

• Jak wyliczyć wirtualną dietę/ulgi?

Przykłady wyliczenia wirtualnej diety znajduje się m.in. w wyjaśnieniach ZUS:

Wyliczona kwota wirtualnych diet, zgodnie z powyższymi zasadami jest dostarczana do Państwa w formie raportu przez nasze biuro.

• Co z kierowcą, który wykonuje przewozy bilateralne, czy dla niego też stosować ulgi?

Tak, ulgi stosuje się dla każdego kierowcy międzynarodowego, niezależnie od rodzaju wykonywanych przewozów (bilateralne, tranzyt, kabotaż, cross-trade).

• Jak stosować ulgi dla kierowcy, który wykonuje przewozy krajowe oraz międzynarodowe w ciągu jednego miesiąca?

W tym przypadku należy stosować ulgi do wynagrodzenia wyliczane tak samo jak dla kierowców wykonujących wyłącznie przewozy międzynarodowe. Dodatkowo kierowca za wykonywane przewozy krajowe powinien otrzymać dodatkowo zwrot kosztów podróży służbowych (diety i ryczałty za noclegi).

Uwaga! Przejazd po kraju, w ramach wykonywania przewozu międzynarodowego (np. z Poznania do Paryża) nie jest delegacją, za odcinek krajowy takiej podróży nie należy się dieta, ani ryczałt za nocleg.

• Od jakiej kwoty odprowadzić składki i czy zastosować ulgi jeśli kierowca łącznie zarobił 5000 zł za miesiąc, a wirtualne diety wynosiły 2000 zł?

W takim przypadku kwota łącznego wynagrodzenia brutto jest mniejsza niż kwota przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia (obecnie 6935 zł), nie będą więc przysługiwać żadne ulgi na ZUS. W związku z tym ZUS należy wyliczyć jak dla każdego innego pracownika od kwoty wynagrodzenia 5000 zł brutto.

Uwaga! W tym przypadku należy zastosować ulgę na podatek, która pomniejsza podstawę podatku o 30% wirtualnych diet, czyli o 600 zł.

• Jak stosować ulgi w przypadku kilku list płac w ciągu miesiąca?

Należy wziąć pod uwagę sumę kwot z list płac, które zostały wypłacone w danym miesiącu, wraz z wynagrodzeniem urlopowym i z niej obliczyć należne składki oraz podatek z zastosowaniem ulg. 

• Czy kwota przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia ulega pomniejszeniu, np. przy niepełnym etacie lub nieobecnościach?

Nie, kwota przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia nie ulega pomniejszeniu. Zawsze należy się odnosić do kwoty 6 935 zł w 2023 roku, niezależnie od etatu, czy nieobecności.

• Łączne wynagrodzenie kierowcy w lutym 2023 to 8500 zł brutto, a wirtualne diety to 4000 zł, jak zastosować ulgi w tym przypadku?

W tym przypadku przysługiwać będzie ulga zarówno na składki, jak i na podatek.

Składki: W związku z tym, że łączne wynagrodzenie jest wyższe niż przeciętne prognozowane należy przejść do obliczeń:

– od łącznego wynagrodzenia należy odjąć kwotę wirtualnych diet i porównać ją z kwotą przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia

8500 zł – 4000 zł = 4500 zł

Wynik jest mniejszy niż 6935 zł, zatem jako podstawę do obliczenia składek należy przyjąć kwotę przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia, czyli 6935 zł.

Podatek: W przypadku obliczania podatku od wynagrodzenia podstawę opodatkowania zawsze pomniejsza się o 30% wirtualnych diet, wiec w tym przypadku będzie to kwota 7300 zł:
8500 zł – (30% * 4000 zł) = 7300 zł

• Czy składki ZUS mogą wyjść od wyższej kwoty niż 6935 zł?

Tak, w każdym przypadku, gdy kwota łącznego wynagrodzenia brutto pomniejszona o wirtualne diety jest wyższa niż 6935 zł. Np. w przypadku kierowcy, którego łączne wynagrodzenie brutto wynosi 10500 zł, a wirtualne diety 3 000 zł. W tym przypadku składki zostaną obliczone od kwoty 10500 – 3000 = 7500 zł.

• Czy w przepisach jest określony sposób naliczania ulg?

Tak, ulgę na podatek określa art. 21 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
„Art. 21. 1. Wolne od podatku dochodowego są:
…

20) część przychodów osób, o których mowa w art. 3 ust. 1, przebywających

czasowo za granicą i uzyskujących przychody ze stosunku służbowego, stosunku

pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, za każdy dzień

pobytu za granicą, w którym podatnik pozostawał w stosunku służbowym,

stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczym stosunku pracy, w kwocie

odpowiadającej 30% diety, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz

warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu

w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży

służbowej poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 15;”

Ulgę na składki § 2 ust. 1. określa rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie

szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

„§ 2 ust. 1 Podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody:

…
16) część wynagrodzenia pracowników, których przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy, zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, z wyłączeniem osób wymienionych w art. 18 ust. 12 ustawy – w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, z tym zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy,”

• Gdzie znaleźć więcej wyjaśnień w tej kwestii?

Jeżeli mają Państwo dodatkowe pytania prosimy o wysyłanie ich na adres kontakt@brk.pl, pomoże to stworzyć kolejne publikacje. 

Dodatkowo zachęcamy do zapoznania się z oficjalnymi wyjaśnieniami, które zebraliśmy dla Państwa w artykule: https://brk.pl/zbior-wytycznych-dotyczacych-wynagradzania-kierowcow-po-lutym-2022/